Blijft de betaling van uw zakelijke klant uit?
Als ondernemer maakt u duidelijke contractuele afspraken met uw klant. Wanneer deze zich niet aan de gemaakte betaalafspraken houdt, stelt u na één of meer betalingsherinneringen te hebben verzonden en betaling alsnog uitblijft, uw klant ingebreke.
Wat is een ingebrekestelling?
Waarom is een ingebrekestelling belangrijk?
Een ingebrekestelling is in veel gevallen een verplichte stap voordat u juridische maatregelen kunt nemen, zoals een incassoprocedure bij de rechter.
Het sturen van een ingebrekestelling vergroot de kans dat de klant alsnog betaalt, omdat het voor de klant duidelijk is dat de situatie ernstig is. Daarnaast versterkt u uw reputatie als een betrouwbare partner die duidelijke afspraken maakt en naleeft. Dit maakt het een belangrijk onderdeel van een efficiënt debiteurenproces.
Is een ingebrekestelling VERPLICHT?
Wanneer een klant een vordering niet binnen de afgesproken termijn betaalt is er sprake van wanprestatie. De klant is dan, juridisch gesproken, in verzuim. Hoewel het niet altijd verplicht is om een ingebrekestelling te sturen, is het advies om dit wel te doen. Het beschermt uw rechten en zorgt voor duidelijkheid over de gemaakte afspraken en de gevolgen van het niet-nakomen daarvan.
Wat is een redelijke termijn?
Een sommatie is al een vorm van ingebrekestelling. Een redelijke termijn om te vermelden in die sommatie is 14 dagen, tenzij in uw overeenkomst of in de leveringsvoorwaarden een andere termijn is afgesproken. Deze termijn geeft de klant voldoende tijd om alsnog aan zijn verplichtingen te voldoen. Tegelijkertijd maakt u duidelijk dat u actie onderneemt als de betaling uitblijft.
Juridische vereisten voor een ingebrekestelling
- Een duidelijke omschrijving van de verplichting: U moet duidelijk aangeven welke verplichting de klant niet is nagekomen. Vermeld bijvoorbeeld om welke factuur of dienst het gaat.
- Een redelijke termijn: U stelt een termijn waarbinnen de klant de verplichting kan nakomen. Dit is meestal 14 dagen, tenzij anders afgesproken.
- Benoem de gevolgen van niet-nakoming: Benoem de gevolgen als de klant de verplichting niet nakomt, zoals juridische stappen of extra kosten.
- Kies voor schriftelijke verzending: Verstuur de ingebrekestelling schriftelijk, bij grote vorderingen bij voorkeur aangetekend. Zo heeft u bewijs dat de klant de brief heeft ontvangen.
- Hanteer een zakelijke en professionele toon: Houd de brief zakelijk en professioneel. Vermijd emotionele of persoonlijke taal, om de relatie met de klant niet verder te beschadigen.
Gevolgen van een onjuiste ingebrekestelling
Als de brief juridisch niet correct is opgesteld, kan dat consequenties hebben voor een gerechtelijke procedure. Een onjuiste brief stelt de klant in staat de vordering te betwisten, met als gevolg extra kosten en een langduriger juridische procedure.
Daarnaast kan een onzorgvuldig opgestelde ingebrekestelling de professionele reputatie van uw onderneming schaden. Klanten kunnen dit zien als onprofessioneel waardoor de ingebrekestelling minder effectief kan worden.
Hoe verstuurt u de ingebrekestelling?
De ingebrekestelling kan via de e-mail maar wij adviseren u deze schriftelijk te versturen bij zakelijke klanten. Wij adviseren u sowieso om een ingebrekestelling aangetekend te verzenden. Zo voorkomt u bewijsproblemen.
Overigens zijn er ook partijen bij wie u ook een e-mail aangetekend kunt laten verzenden. Post Nl is één van de aanbieders die de service renchtsgeldig mailen aanbiedt. Voor meer informatie verwijzen u graag naar de website van Post.NL.
Download gratis concept ingebrekestelling
Het correct opstellen van een ingebrekestelling is een belangrijke stap om uw openstaande vordering te kunnen innen. Met ons gratis concept ingebrekestelling maakt u dit proces eenvoudig en duidelijk.
Bent u klaar om actie te ondernemen? Download hieronder gratis ons concept ingebrekestelling.