Als gevolg daarvan moeten zij ook een scherp oog op hun eigen cashflow houden. Ze willen natuurlijk niet in de problemen komen door een verminderde cashflow bij de bedrijven waar zij geld van zouden moeten ontvangen. Uit ons onderzoek bleek al dat veertig procent van de bedrijven een groei zag in klanten met betalingsachterstanden.
Dat betekent natuurlijk ook dat financeprofessionals steeds vaker achter openstaande rekeningen aan moeten. Maar liefst 36 procent van de financeprofessionals geeft aan het laatste half jaar steeds meer bezig te zijn met betalingsachterstanden. Een belangrijk onderdeel van het werk van de professionals, maar lang niet altijd het leukste deel. Zeker als zij nooit eerder in zo’n situatie hebben gezeten. De economie ging de laatste jaren namelijk voor de wind, maar in het eerste kwartaal van 2023 kromp de Nederlandse economie. Nu is er sinds de bankencrisis in 2008 voor het eerst gegronde angst voor een recessie.
Tips voor uw debiteurenbeheer
Door de enorme tussenpoos tussen nu en de laatste recessie, zien we dat financeprofessionals vaak kennis tekortkomen over hoe zij het beste om kunnen gaan met debiteuren. Twee op de vijf (38 procent) zou dan ook graag meer kennis willen hebben over hoe u de debiteurenafhandeling het beste inricht. Om u op weg te helpen geven wij u graag vijf tips:
1. Ken uw klant
Het is belangrijk om uw klant goed te kennen, zodat u weet wat u kunt verwachten als het bijvoorbeeld gaat om betalingen. Bovendien weet u zo hoe u het beste met hen kunt communiceren. Houd er rekening mee dat u te maken kan krijgen met de cultuur en gewoontes van de klant, bijvoorbeeld verschillende manieren van communiceren. Het is essentieel dat u de communicatie hierop aanpast. Wees daarbij ook transparant en duidelijk over de betalingsvoorwaarden.
2. Breng de wens van de opdrachtgever in kaart
Naast het kennen van de klant is het ook belangrijk om de wensen van de opdrachtgever goed in kaart te brengen voordat u aan de slag gaat met debiteurenbeheer. Zorg er bijvoorbeeld voor dat u weet welke eisen er gesteld worden aan betalingsvoorwaarden. Dit voorkomt misstanden en zorgt ervoor dat u effectief aan het werk kunt gaan.
3. De juiste workflow instellen
Voor een effectieve schuldenaanpak, is ook een goede workflow voor debiteurenbeheer essentieel. Denk daarbij aan het vaststellen van de betaaltermijnen, het sturen van herinneringen en aanmaningen, communicatie met de klant en het inschakelen van een incassobureau. Hoe meer u van tevoren vast legt, hoe beter het totale proces verloopt.
4. Een juist debiteurensysteem
Het gebruik van een juist debiteurensysteem is van groot belang voor een effectief beheer. Daarvoor is het essentieel om de juiste gegevens van klanten te hebben en deze up-to-date te houden. Daarnaast moet u een goed overzicht hebben van de openstaande facturen en betalingsherinneringen. Er zijn verschillende systemen op de markt die je hierbij kunnen helpen, zoals boekhoudsoftware of speciale debiteurenbeheersystemen van Visma | Onguard.
5. Experts het werk laten doen
Tot slot: als u zelf niet voldoende kennis of tijd hebt voor debiteurenbeheer, kunt u ook nog overwegen dit uit te besteden aan experts op dit gebied. Zij hebben de kennis en ervaring om op een efficiënte en effectieve manier uw debiteurenbeheer te regelen. Het kan dan ook kostenbesparend werken als u zich focust op uw corebusiness en de debiteurenbeheer overlaat aan professionals. Geef hen dan wel uw normen en waarden mee, zodat u weet dat u uw klant uiteindelijk niet verder de schuldenproblematiek in helpt.
Een vaste taak
Bovenstaande tips helpen u als financeprofessional op weg met debiteurenbeheer. Maar wilt u goed debiteurenbeheer in uw bedrijf kunnen garanderen, dan is het essentieel dat er in ieder geval één financeprofessional is die debiteurenbeheer als vaste taak heeft, en dus niet als bijzaak. Dit is geen tip, maar pure noodzaak. Debiteurenbeheer moet een integraal onderdeel zijn van uw bedrijfsvoering en niet iets dat men er nog even naast doet als wat tijd over is. Daarvoor is het vanzelfsprekend weer belangrijk dat er voldoende tijd en middelen beschikbaar gesteld worden, alleen dan kunnen financeprofessionals er ook echt een prioriteit van maken.
Flanderijn Servicing
Als partner op het gebied van debiteurenbeheer, facturatie en detachering van financials, ondersteunt Flanderijn Servicing verschillende ondernemingen binnen het (groot)MKB. Hiervoor wordt een uitgebreid pakket services aangeboden. Deze services zijn door de experts van Flanderijn Servicing speciaal ontwikkeld om bedrijven te ondersteunen bij het effectief beheren van hun debiteuren en het optimaliseren van hun financiële proces. Voor meer informatie kijk op www.flanderijnservicing.nl/. Of neem contact op via servicing-Utrecht@flanderijn.nl of via het telefoonnummer 06 – 82909254.