De factuurkop: alle belangrijke (contact)gegevens van u en uw afnemer
Ook aan de kop van de factuur worden specifieke eisen gesteld. Zo moet de factuurkop alle contactinformatie zoals uw logo, bedrijfsnaam, adresgegevens, registratienummer van de Kamer van Koophandel en BTW-nummer bevatten. Daarnaast ook moet de naam en het adres van uw klant. Gebruikt deze klant een postbusnummer? Vermeld dan ook het woon- of vestigingsadres, omdat de Belastingdienst het noemen van alleen een postbusnummer niet altijd accepteert. Tenslotte vermeldt u de datum waarop u de factuur verstuurt en een uniek kenmerk waaraan deze factuur te herkennen is, zoals een factuurnummer. Zo’n nummer kan het beste oplopend zijn, zodat de volgorde waarop u uw facturen verstuurt direct duidelijk is.
De factuurregels: alle informatie over geleverde diensten of producten
De factuurregels bevatten alle informatie met betrekking tot de geleverde diensten of producten. Welke diensten of producten heeft u geleverd en wat is daarvan de stuksprijs? In het geval van geleverde diensten beschrijft u per regel een specifieke dienst. Daarbij vermeldt u het uurtarief en het aantal uren dat u aan deze specifieke dienst heeft gewerkt. In het geval van producten beschrijft u per regel een specifiek product. U vermeldt de stuksprijs van dit product en het aantal stuks dat u heeft geleverd.
Let op: het is van belang om bij elke geleverde dienst of product een leveringsdatum te vermelden. Hieruit blijkt dat u uw afspraken netjes bent nagekomen.
De factuurvoet: alle financiële informatie overzichtelijk bij elkaar
Vervolgens telt u de kosten van de geleverde producten en de vergoeding voor de geleverde diensten bij elkaar op. De factuurvoet bevat dan ook het nettobedrag – oftewel het subtotaal – voor alle geleverde diensten of producten samen, het BTW-tarief dat hierop van toepassing is en het BTW-bedrag dat bij dit nettobedrag wordt opgeteld, resulterend in het totaal. Naast deze bedragen staat in de factuurvoet ook de betalingstermijn vermeld, waarbinnen het openstaande bedrag moet zijn voldaan.
Sommige ondernemers plaatsen het bankrekeningnummer waarop het bedrag moet worden overgemaakt in de factuurvoet, anderen voegen het bankrekeningnummer toe aan de contactinformatie in de factuurkop.
Hoe overzichtelijker de factuur – en des te makkelijker de benodigde informatie te vinden is – hoe minder vertraging de betaling oploopt. Een verkoopfactuur die aan bovenstaande eisen voldoet wordt vaak sneller betaald.
In sommige situates gelden aangepaste regels voor facturen. Voor meer informatie verwijzen we u naar de Belastingdienst.
Benieuwd hoe wij u kunnen ondersteunen bij uw facturatie? Flanderijn biedt hier een uitgebreid dienstenpakket voor aan. Plan online een gratis adviesgesprek met één van onze experts.
Plan een gratis en vrijblijvend adviesgesprek in. We helpen u graag verder!