Voorkomen is uiteindelijk beter dan genezen en dat geldt ook voor een incassoproces.
En natuurlijk kunt u zelf veel doen als crediteur om te zorgen dat er zo veel mogelijk dossiers worden geïncasseerd in het eigen proces. De belangrijkste vraag is, wat mag het motiveren van een klant om zijn betalingsverplichting na te komen nu eigenlijk kosten? Wat is de basis hygiëne van een deugdelijk debiteurenproces. We zetten het onderstaand voor u uiteen:
Acceptatiebeleid
- Consumenten: vraag e-mailadres, mobiel telefoonnummer en woonadresgegevens
- Bedrijven: vraag een kredietrapport op bij hogere vorderingen of vraag de eerste keer om een aanbetaling bij betaling achteraf
Debiteurenproces
- Kondig bij de aankoop al de betalingsvoorwaarden aan en sta daar bij stil, dus een passage in de Algemene Voorwaarden tussen ellenlange andere garanties en dekkingen is niet opvallend genoeg.
- Stuur de factuur binnen 7 dagen na levering
- Herinner variabel en periodiek in een maximale tijdslijn van 50 dagen
- Consumenten: stuur op dag 50 de zogenaamde wik-brief uit
- Verwijs naar de mogelijkheid voor een betalingsregeling
- Consumenten: verricht handelingen vlak voor het einde van de maand, rondom de salarisbetalingen.
- Consumenten: Bouw een cyclus in van 30 dagen. Dus probeer een proces te laten lopen waarbij er kennis is van het feit dat de meeste consumenten hun rekeningen betalen tussen de 21ste van de maand (studenten en uitkeringsgerechtigden) en tussen de 30ste van de maand.
- Biedt flexibele betaaltermijnen aan
- Werk met digitale betaallinks
Wist u dat bij dergelijk gestroomlijnde processen uiteindelijk nog geen 2% van de vorderingen door hoeft te stromen naar een incassoproces? Lijkt u dit ook wat, maar heeft u de personele bezetting, de software of de ICT capaciteit niet om dit zelf te verrichten? Laat u vrijblijvend informeren over de mogelijkheden, Flanderijn Servicing neemt debiteurenprocessen over van MKB en Grootbedrijven.