Een ingebrekestelling, oftewel betalingsherinnering versturen is de eerste stap!
Stel, u heeft een dienst of product geleverd aan een consument. Maar deze heeft binnen de afgesproken betalingstermijn niet betaald of een reactie gegeven. Een eerste en veelgebruikte stap is het ‘in gebreke stellen’ van de klant. Oftewel, u stuurt een herinnering waarin u aangeeft dat er niet op tijd is betaald waardoor de klant in verzuim is. Vervolgens geeft u een uiterste termijn waarbinnen alsnog aan de betalingsverplichting kan worden voldaan. Deze brief wordt dus verstuurd voor de Wik-brief. Gebruikelijk is een betalingstermijn van 10 tot 14 dagen.
Een Wik-brief (14-dagen brief) opstellen en versturen
Heeft de ingebrekestelling – oftewel de betalingsherinnering – niet het gewenste effect? Dan volgt stap twee; het opstellen en versturen van de zogenaamde Wik-brief. Omdat het in dit geval een consument betreft, bent u verplicht deze brief te versturen wanneer u aanspraak wilt gaan maken op de betaling van incassokosten. Zo geeft u de consument een laatste kans om het openstaande bedrag te betalen, zonder daar incassokosten voor in rekening te brengen.
Aan welke wettelijke eisen moet de WIK brief voldoen?
Een Wik-brief is pas rechtsgeldig wanneer deze aan bepaalde eisen voldoet. Het netto openstaande bedrag moet erin vermeld staan en een betalingstermijn van 14 dagen. Daarnaast moet u het totaal aan buitengerechtelijke incassokosten noemen, die bij het uitblijven van betaling in rekening worden gebracht. De Wik stelt dat deze kosten aan een minimum en vooral aan een maximum zijn gebonden en bepaalt welk percentage van het openstaande bedrag in rekening wordt gebracht. Op Flanderijn.nl vindt u een actuele versie van de WIK-brief die u gratis kunt downloaden. U kunt hier de incassokosten laten berekenen.
Tip! Bewaar altijd een kopie van de WIK-brief en de gespreksnotities
Na het versturen van de Wik-brief, is het belangrijk om een kopie te bewaren voor uw eigen administratie. Zo kunt u altijd aantonen dat u de klant heeft gevraagd om aan de betalingsverplichting te voldoen. Neemt de consument contact met u op na het ontvangen van uw brief? Maak hier duidelijke gespreksnotities van. Mocht uw klant nóg niet betalen en is een incassoprocedure niet te vermijden, dan kunnen de kopie van de brief en aanvullende notities van belang zijn voor een eventuele gerechtelijke procedure.
Buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen
De Wik-brief wordt ook wel de 14-dagen brief genoemd. Maar tegenwoordig blijkt deze termijn van twee weken niet langer haalbaar. De termijn waarbinnen de betaling moet worden voldaan gaat namelijk in vanaf het moment dat de Wik-brief per post bij de consument is bezorgd. Dat is meestal de tweede dag na verzending. Met de huidige bezorgdagen – waarbij erop zon- en maandag en op officiële feestdagen geen post wordt bezorgd – kan het zomaar zijn dat u een termijn van 21 dagen moet aanhouden voor u daadwerkelijk incassokosten in rekening kan brengen bij de consument.
Nieuw! Gratis Pre-Incasso pakket met WIK brief
Een incasso uit handen is vaak niet het eerste waar u als ondernemer aan denkt. Soms is het beter om een incassoprocedure te voorkomen. Een incassoprocedure kost immers tijd en kan ook gevolgen voor de goede relatie met uw klant. Daarom heeft Flanderijn het gratis Pré-Incasso pakket ontwikkeld.
Het gratis Pré-Incasso pakket is door Flanderijn samengesteld en bestaat uit voorbeeldbrieven zoals de officiële WIK-brief, handige checklists en insider tips van onze incasso-experts. Zo heeft u als ondernemer alle tools in handen en kunt zelf aan de slag om uw vordering zonder extra (incasso) kosten proberen te laten voldoen. En mocht uw klant alsnog niet betalen, dan heeft u aan de wettelijke eisen voldaan om alsnog een officiële incassoprocedure te starten. Benieuwd? U kunt het Pré-Incasso pakket hier gratis downloaden.
Een incassoprocedure voorkomen?
Ons nieuwe Pré-Incasso pakket kan u daarbij helpen.
Ja, stuur mij het Gratis Pré-incasso pakket