Privacyverklaring voor sollicitanten

Toelichting
Een van de uitgangspunten van de AVG is transparantie. Betrokkenen moeten weten welke en hoe hun persoonsgegevens worden verwerkt. Onder de AVG is het daarom verplicht met een privacyverklaring te communiceren welke persoonsgegevens worden verwerkt, waarom, hoe deze worden beveiligd, wat bewaartermijnen zijn en hoe de betrokkene zijn rechten kan uitoefenen. Daarnaast stelt de AVG eisen aan de leesbaarheid voor betrokkene.

De privacyverklaring moet voorafgaand aan de verwerking kenbaar worden gemaakt. Bij de privacyverklaring voor sollicitanten moet deze dus voorafgaand aan het sollicitatieproces worden gecommuniceerd.


Wie is er verantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens?
Flanderijn is verantwoordelijk voor het verwerken van je persoonsgegevens. Dit betekent dat Flanderijn bepaalt welke gegevens wij van jou verwerken, hoe dat gebeurt, voor welke doelen en hoe lang. Wij verwerken persoonsgegevens door ze op te slaan.


Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
Op het moment dat je bij ons solliciteert via de website www.werkenbijflanderijn.nl:

• Voorletters, naam, adres en woonplaats
• Roepnaam
• Geboortedatum
• Geslacht
• Telefoonnummer en e-mailadres
• Curriculum vitae (CV)
• Motivatie

Op het moment dat je voor ons gaat werken:

• Referenties (indien aanwezig en in overleg)
• Kopie geldig ID-bewijs (geen rijbewijs)
• Burger Service Nummer (BSN)
• Bankrekeningnummer
• Verklaringen Omtrent Gedrag (VOG)  
• Overige gegevens die nodig zijn voor onze personeels-, salaris- en verzuimadministratie.

Waarom verzamelen wij deze persoonsgegevens?
In het algemeen verzamelen wij alleen gegevens voor het beoordelen van jouw geschiktheid voor een bepaalde vacature. Meer specifiek verzamelt Flanderijn je persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Om een werkgever- werknemerrelatie met je te kunnen aangaan.
• Om jouw geschiktheid voor een bepaalde functie te kunnen beoordelen.
• Om screenings te kunnen uitvoeren die soms vereist zijn voor een functie.
• Om een relevante personeels-, financiële-, uren-, verzuim- en salarisadministratie bij te houden.
• Om te kunnen beoordelen of je voor premiekortingen of subsidies in aanmerking komt.
• Om onze re-integratieverplichtingen na te komen.
• Om onze overige wettelijke verplichtingen te kunnen nakomen.

Waarom mogen wij deze persoonsgegevens verzamelen?
Wij mogen deze gegevens op basis van privacywetgeving verzamelen omdat:

• Wij je daarvoor in sommige gevallen nadrukkelijk om toestemming hebben gevraagd. De toestemming die je geeft kan je op elk moment weer intrekken.
• Het noodzakelijk is om een overeenkomst die wij met jou hebben te kunnen uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan de arbeidsovereenkomst die je met ons aangaat.
• Het noodzakelijk is voor het kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen. Daarbij kun je denken aan dat wij als werkgever verplicht zijn om een kopie van de identiteitsbewijzen van personeel op te slaan.
• Het noodzakelijk is voor het kunnen behartigen van ons gerechtvaardigd belang. Waarbij wij eerst afwegen of ons belang dan echt zwaarder weegt dan jouw belangen als het gaat om privacy.

Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?
Je gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is. Daarbij kijken wij naar het doel waarvoor we de gegevens aan je hebben gevraagd. Ook houden we rekening met wettelijke bewaartermijnen. Zo staat er bijvoorbeeld in de Wet op de loonbelasting dat wij als werkgever van jou als werknemer een kopie identiteitsbewijs moeten bewaren tot 5 jaar nadat je uit dienst bent.


Wat doen wij om je persoonsgegevens te beveiligen?
Wij beveiligen je persoonsgegevens op verschillende manieren, om ervoor te zorgen dat je gegevens bij ons veilig zijn en blijven. Dat doen wij bijvoorbeeld door de toegang tot jouw persoonsgegevens te beperken, gebruik te maken van veilige communicatiekanalen en netwerkbeveiliging. Ook maken wij afspraken over goede beveiliging met partijen die voor ons gegevens van jou verwerken.


Met welke derde partijen delen wij je persoonsgegevens?
Flanderijn kan je gegevens delen met andere partijen. Dat doen wij alleen als dat mag op basis van geldende privacywetgeving. Deze andere partijen zijn o.a. overheidsinstanties zoals UWV of Belastingdienst en zakelijke relaties zoals de arbodienst of pensioenverzekeraar.

Om onze diensten te kunnen uitvoeren krijgen wij daarnaast hulp van partijen die voor ons gegevens van jou verwerken. Denk bijvoorbeeld aan onze accountant die de salarisverwerking voor ons verzorgt. Met dit soort partijen maken wij afspraken over beveiliging, geheimhouding en de rechten die jij hebt.


Delen wij gegevens met derde partijen buiten Nederland?
Flanderijn deelt geen gegevens met partijen die buiten Nederland gevestigd zijn.


Welke rechten heb je?
Je hebt het recht om:

• In te zien welke persoonsgegevens wij precies van jou hebben.
• De gegevens die wij van jou hebben te wijzigen, als deze bijvoorbeeld onvolledig of onjuist zijn.
• Verouderde gegevens door ons te laten verwijderen, als wij deze niet verplicht nog langer moeten bewaren.

Om je rechten uit te oefenen kun je contact met ons opnemen via de contactgegevens hieronder.


Contact opnemen?
Vragen, opmerkingen of je rechten uitoefenen? Neem dan gerust contact op met onze functionaris gegevensbescherming.

Een klacht indienen?
Als wij gegevens van jou verzamelen en je ontevreden bent over de wijze waarop we met jouw gegevens omgaan, kun je een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Aanpassing van deze privacyverklaring
We zorgen ervoor dat deze privacyverklaring actueel is. We passen deze verklaring aan als we nieuwe of andere gegevens verzamelen, aan nieuwe partijen verstrekken of er sprake is van wijzigingen in bewaartermijnen of beveiligingsmaatregelen.

Terug naar 'Werken bij Flanderijn'